Описание
До перехода на «БИТ.Управление медицинским центром» все филиалы клиники работали на программном продукте из линейки БИТ.Медицина «БИТ.Красота» с доработанным блоком медицинской деятельности и регистратурой, на сопровождение которых тратили большое количество времени. Переход на новую МИС был вызван прежде всего необходимостью интеграции с внешними системами, внедрением блока медицинской деятельности и передачей данных в подсистему РЭМД ЕГИСЗ. В рамках проекта была реализована масштабная программа доработок, направленных на адаптацию системы под специфические потребности медицинского центра «Совермед».
Начался проект с экспресс-обследования и моделирования, которые позволили клиенту получить прогнозную оценку именно «его» внедрения, а также поближе познакомится с Исполнителем. Каждую точку разрыва сумели обсудить с Заказчиком и либо убедили в полезности типового функционала, либо согласились с доработкой системы.
На выходе все сотрудники Заказчика научились работать в системе, прошли обучение и консультации в ходе практической работы и выездного обучения от специалиста проектной команды. В системе накопились фактические данные после проведенного переноса данных.
Системы записи и планирования
Для каждого специалиста реализовано индивидуальное расписание — оно настраивается с учетом специализации, загруженности и личных предпочтений врача, что помогает эффективно использовать рабочее время и избегать накладок. Информация о кабинете, где проходит прием, выводится непосредственно в календарь и отображается в шапке отчета, что исключает путаницу и ускоряет процесс планирования.
В системе предусмотрена возможность установки различных отметок для записей: подтвержденные приемы, отмены, а также другие особые обозначения. Все типы отметок и их отображение настраиваются индивидуально с учётом потребностей и специфики медицинского центра. Это позволяет гибко управлять расписанием, улучшать контроль приёмов и оперативно реагировать на изменения в графике.
Пациенты могут записаться на прием через регистратуру, телеграм-бот, сайт или по телефону, а для каждого способа записи можно установить индивидуальные ограничения. Такой подход позволяет гибко управлять потоками пациентов, снижает нагрузку на регистратуру и делает сервис максимально комфортным для посетителей клиники.
Внедрение системы записи и планирования обеспечило прозрачность и удобство для пациентов и персонала.
Внедрение модуля онлайн-записи и телеграм-бота для пациента
Модуль онлайн-записи обеспечивает клиентам возможность записаться на приём к нужному специалисту самостоятельно в удобное время через интернет, с безопасной обработкой их персональных данных. Для сети клиник «Совермед» виджет онлайн-записи был усовершенствован возможностью отображения индивидуальных цен на приём врача. Телеграм-бот пациента: автоматизирует коммуникации между пациентами и клиникой, позволяет получать актуальную информацию, напоминания о приемах и быстро записываться на консультации.
Для сети клиник был добавлен индивидуальный функционал, а именно отображение адреса филиала при просмотре заявок, выгрузка приемов врача, возможность делать отбор в видах скидок для зарегистрированных в телеграм-боте пациентов, а также рассылка подтверждения записи на приём для пациента.
Для клиники интеграция модулей с медицинской информационной системой обеспечивает актуальность расписания и минимизацию ошибок. Обработка и защита персональных данных в полном соответствии с актуальными нормативами. Модуль способствует не только повышению уровня сервиса для пациентов, но и увеличению операционной эффективности всей сети клиник.
Использование модуля онлайн-записи от компании «Первый Бит» обеспечивает клинике ежегодную экономию, превышающую стоимость ранее использованного виджета на 216%.
Работа с ДМС
Работа с программами ДМС является важным направлением в деятельности медицинского центра «Совермед» и требует выстроенных процедур взаимодействия между клиникой, страховыми компаниями и пациентами.
Для приема пациентов по полисам ДМС реализован удобный механизм оформления медицинских услуг на основании гарантийных писем и программ страховых компаний. Все услуги, предоставляемые по ДМС, оказываются на основании действующего договора между клиникой и страховой, с обязательной проверкой гарантийного письма или включения пациента в списки, предоставленные страховщиком.
В системе предусмотрены инструменты для учета лимитов по сумме или количеству услуг в разрезе гарантийных писем, что позволяет вести прозрачный и актуальный контроль за объемом оказанных услуг по каждому пациенту и клиенту-страховой. В карточке клиента и при оформлении заявки администратор видит список всех доступных по ДМС услуг и их остаток. Автоматизированный учет и интеграция с МИС минимизируют риски ошибок и ускоряют обработку обращений по ДМС.
Административный персонал клиники оперативно выводит необходимые контактные данные пациента и детали страховой программы в интерфейсе календаря планирования. Такой подход обеспечивает быстрое обслуживание клиентов по полисам ДМС, соблюдение условий страховых программ, а также гарантирует финансовую прозрачность взаимоотношений со страховыми компаниями и клиентами.
Вся работа клиники с ДМС организована в строгом соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами, обеспечивая высокий уровень сервиса и защиты интересов как пациентов, так и партнеров-страховщиков.
Рабочее место регистратора
Стоит отметить, что в разделе «Рабочее место регистратора» был максимально упрощен интерфейс для повышения скорости и удобства работы администратора. Благодаря этому удалось сократить время, затрачиваемое персоналом на работу с МИС и перераспределить его в пользу общения с пациентом, что значительно повысило качество сервиса. Кроме того, адаптация новых сотрудников проходит быстрее, так как обновленный интерфейс интуитивно понятен и не требует длительного обучения.
Управление клиентской базой
Все пациенты в «БИТ.Управление медицинским центром» автоматически распределяются по категориям: «стандарт», «серебро», «привилегия». Такой подход позволяет учитывать историю обращений, объем предоставленных услуг и размер потраченных средств для создания индивидуальных предложений и эффективных программ лояльности. Присвоение статуса осуществляется на основании количества накопленных пациентом бонусов.
Отдельная маркировка для VIP-группы обеспечивает особое внимание, ускоренное обслуживание и индивидуальный подход к самым важным пациентам. Маркировка видна администраторам и пациентам. Такой сервис способствует долгосрочным отношениям и высокой удовлетворенности.
Для удобства и оперативного доступа к контактной информации пациента все необходимые данные автоматически выводятся в правую часть интерфейса календаря планирования. Там отображаются ФИО, дата рождения, номер телефона и другая важная информация, необходимая для связи и идентификации пациента. Такой подход позволяет администраторам и медицинскому персоналу быстро получать нужные сведения без необходимости переключения между разными разделами программы, что значительно экономит время и снижает вероятность ошибок при обслуживании. Администраторы и врачи всегда имеют под рукой актуальную информацию, что ускоряет запись.
Заполненность данных в карточке контролируется системой, которая автоматически предупреждает при попытке записать клиента без номера мобильного телефона. Это помогает поддерживать актуальность базы, снижает количество ошибок и повышает эффективность обратной связи.
Благодаря сегментации, актуализации данных и персонализации сервиса сотрудники клиники могут выстраивать индивидуальные коммуникации, предлагать релевантные услуги и программы, а также оперативно реагировать на запросы пациентов.
Внедрение современных инструментов управления клиентской базой в сети клиник «Совермед» позволило вывести сервис и коммуникацию с пациентами на новый уровень.
Врачи и регистраторы имеют доступ к информации о истории его посещений, что позволяет не только напоминать о следующих визитах в рамках пакетных предложений, но и узнавать о самочувствии после сложных процедур. Благодаря этому подходу, специалисты могут своевременно приглашать на дополнительные услуги, подобранные с учетом индивидуальных потребностей, и поддерживать пациента на каждом этапе выздоровления.
Медицинский функционал
В карточке каждого специалиста отображаются стаж работы, уровень образования. Это позволило не только упростить процесс поиска и анализа информации о квалификации персонала, но и повысить доверие пациентов, которые могут ознакомиться с опытом и достижениями врача до записи на прием. Подобная открытость способствует формированию позитивного имиджа клиники и помогает пациентам делать более осознанный выбор при обращении за медицинской помощью.
Для минимизации ошибок и недочетов в документации, был добавлен признак «Проверено» в документ оказания услуг стало важным шагом для повышения контроля качества и надежности предоставляемых медицинских услуг. Такой подход способствует формированию культуры ответственности среди персонала и обеспечивает дополнительную защиту интересов как пациентов, так и самой клиники. Внедрение расширенного функционала карточки сотрудника с подробной информацией о докторе повысило доверие пациентов и упростило кадровый учет.
Клиника строго соблюдает требования Федерального закона о персональных данных (ФЗ-152), а также законодательства о медицинской тайне и нормативных актов, регламентирующих хранение и обработку медицинской документации. Внедрение запрета на просмотр защищенных протоколов приема способствуют выполнению требований по защите персональных данных пациентов, предотвращая несанкционированный доступ и обеспечивая конфиденциальность информации. Реализованные меры соответствуют действующим нормам и стандартам в области информационной безопасности и медицинской деятельности.
Интеграции и внешние системы
Внедрение интеграций стало ключевым этапом цифровой трансформации сети клиник «Совермед».
- Лаборатория Ситилаб. Автоматизирована передача заявок на лабораторные исследования и получение результатов прямо в медицинскую информационную систему. Это сократило время обработки анализов, исключило ошибки и ускорило информирование пациентов о готовности результатов.
- МДЛП (Мониторинг движения лекарственных препаратов) Вся информация о поступлении, расходовании и списании медикаментов теперь фиксируется автоматически. Это обеспечивает соответствие государственным требованиям, исключает ошибки при учете препаратов и облегчает формирование отчетности для контролирующих органов.
- Фонд социального страхования (ФСС). Оформление и передача электронных больничных листов происходит автоматически, что избавляет от бумажного документооборота, ускорило процесс и снизило вероятность ошибок. Пациенты получают больничные быстрее, а сотрудники тратят меньше времени на рутинные задачи.
- ЕГИСЗ (Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения). Автоматизирован обмен сведениями о приемах, диагнозах, назначениях и результатах исследований с государственной системой. Это обеспечивает прозрачность работы клиники, упрощает отчетность и позволяет быстро взаимодействовать с другими медицинскими организациями.
- Агрегаторы онлайн-записи ПроДокторов, НаПоправку.
Улучшение компетентности и мотивации персонала
Внедренные доработки повысили эффективность работы и мотивированность персонала. Модуль "Отчеты" предоставил руководству детальную аналитику по деятельности каждого сотрудника: число принятых пациентов, выполненные процедуры, полученную прибыль, уровень занятости врачей, а также оценку результативности работы с пациентами на различных стадиях лечебного процесса. Данные возможности обеспечили справедливую систему мотивации персонала и способствовали улучшению качества предоставляемых услуг.
Внедрение «БИТ.Управление медицинским центром» позволило сети медицинских центров «Совермед» быстро перейти на современный уровень цифрового управления, соблюдать законодательство, повысить качество сервиса, усилить контроль и обеспечить устойчивый рост клиники.
Результаты внедрения
При эффективной и сплоченной работе сотрудников двух компаний-партнеров были успешно реализованы следующие задачи: полное освоение системы сотрудниками клиники; проведение комплексного обучения персонала – это организация практического тренинга в том числе и выездного силами специалиста проектной команды.
С технической стороны - успешный перенос существующих данных со старой программы. На момент перехода организована группа для оказания технической поддержки администраторам и операторам колл-центра в режиме онлайн, что позволило обеспечить бесперебойную работу сети центров.
"Работать с профессионалами из компании "Первый Бит" всегда легко! Вся команда, которая занималась внедрением и занимается по сей день сопровождением, готова в любую минуту подключиться к решению вопроса, оперативно помочь и сделать все на высшем уровне. Команда заточена на результат, и это важный показатель качественной работы. Мое личное мнение, что у нас получилось даже лучше, чем мы планировали. Благодарим команду "Первый Бит" за их стойкость, грамотную работу, адекватное восприятие поставленных задач и их выполнение. Впереди еще многое, что нужно реализовать! Мы ни разу не пожалели о вложенных средствах в программное обеспечение, так как цифровизация - залог будущего!" - прокомментировал работу по проекту директор сети клинических медицинских центров "Совермед" Сухарев Филипп Валерьевич.
