Как обследование бизнес-процессов перед автоматизацией сократило затраты на внедрение системы бюджетирования в медицинском холдинге на 80%

Описание

Администрация Медицинского холдинга обратилась в компанию «Первый Бит» с задачей автоматизацией и упрощения процесса бюджетирования.

В компании сбор планов по бюджетам на очередной финансовый год и плановый период происходил посредством оповещения участников процесса по электронной почте с вложенной формой в формате Excel. В ответ на запрос владельцы высылали заполненную форму в формате Excel. Консолидация в единый отчет происходила в ручном режиме через копирование данных и занимала около 14 рабочих дней. При копировании ошибочно устанавливались форматы чисел и некорректно переносились данные. Сбор факта также происходил вручную и занимал около 3-х рабочих дней.

Для решения данной проблемы специалисты компании «Первый Бит» приступили к обследованию процессов сбора плановых и фактических данных бюджетирования и исполнения. Это первый этап для всех проектов автоматизации, который позволяет:

• оценить целесообразность внедрения системы учета;
• зафиксировать ключевые требования к системе;
• сформировать варианты реализации проекта;
• рассчитывает сроки и бюджет проекта;
• сформулировать риски проекта в конкретной компании и подготовить пути их преодоления.

Коммуникация с командой заказчика происходила посредством еженедельных статус-отчетов и интервью.

Интервью происходило только с ключевыми пользователями — это те, кто непосредственно работают в том или ином бизнес-процессе, знают сложности, с которыми они сталкиваются и имеют экспертизу сказать, как должно быть. По процессу бюджетированию и исполнению интервью проходили Финансовый директор и его заместитель. По работе с первичными документами и их учету информацию давал Главных бухгалтер. А по цифровой архитектуре и в том числе процессу бюджетированию и исполнения с точки зрения ИТ разговор велся с ИТ-директором.

По мимо интервью специалисты Первого Бита провели аудит нормативно-методологических документов компании:

• форма бюджетов доходов и расходов;
• форма бюджета движения денежных средств;
• архитектура баз данных;
• организационная структура компании.

И изучили текущую ИТ-архитектуру. В компании используется несколько программ 1С для разных задач:

• 1С:Бухгалтерия для регламентированного учета и проведения оплат;
• 1С:Зарплата и управление персоналом для расчета заработной платы сотрудников компании;
• 1С:Комплексная автоматизация — мастер-система, в которой ведется управленческий и оперативный учет;
• 1С:Управление аптечной сетью — для учета аптечного склада.

В ходе проведения обследования в Медицинском холдинге эксперты Первого Бита исследовали не всю деятельность предприятия, а только определенные процессы:

Процесс формирования плановых бюджетов компании:

1. Сбор информации для формирования плановых бюджетов на очередной финансовый год.
2. Согласование плановых данных по бюджетам.
3. Консолидация информации об объеме плановых бюджетов на очередной финансовый год.
4. Расчет бюджетов.
5. Установка контрольных значений.
6. Доведение лимитов до исполнителей.
7. Аналитические срезы для формирования планов по бюджетам.

Процесс сбора факта по бюджетам компании:

1. Формирование и выгрузка данных из информационных систем регламентированного учета для сбора факта.
2. Формирование план-фактной отчетности.

Процесс исполнения бюджетов компании (казначейство, исполнение, санкционирование).

Финансовая структура.

Процесс учета факта в рамках информационных баз.

Цифровая архитектура.

Каждый из этих процессов был описан в формате «Как есть сейчас» и «Целевой». Целевой образ формировался не только по итогам интервью ключевых пользователей, а и с помощью экспертизы проектной команды томского офиса по автоматизации финансового учета.

Также были зафиксированы ограничения и допущения, которые повлияют на формат и ход проекта:

1. Нет прямого обмена документами и договорами с автоматизированными системами документооборота, поэтому автоматическое заполнение реквизитов заявки на расход денежных средств и введенных на ее основании платежных документов затруднено.
2. В системе регламентированного учета 1С:Бухгалтерия реализована доработка типового функционала на дополнительные аналитики по отражению НДС. Все доработки влияют на последующие обновления и увеличивают стоимость поддержки программы. Дополнительно при внедрении модуля для финансового учета БИТ.ФИНАНС данное ограничение важно учитывать.
3. При обмене с 1С:ЗУП в 1С:Бухглатерия приходит вся информация о формировании фонда оплаты труда. Разрез аналитик каждой расходной статьи определен. Косвенные затраты на заработную плату распределяются пропорционально факту расходов, необходимо менять коэффициенты распределения по мере поступления данных о факте. Следовательно, при дальнейшем использовании специализированного программного продукта для финансового учета, сотрудникам необходимо будет заполнять документ распределения затрат по базе расходов.
4. В связи с тем, что документы приходов на склад и в аптеку выгружается из 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление аптечной сетью в 1С:Бухгалтерия один раз в месяц, невозможны оперативное закрытие платежных документов и контроль исполнения.
5. Бухгалтерия заносит счета, которые необходимо оплатить, после получения от финансовой дирекции реестра платежей на текущий день. В такой ситуации невозможно корректное календарное планирование расходов в рабочем месте казначея, так как нет основания для планирования.

Проанализировав полученную информацию, эксперты Первого Бита сформировали предпосылки, цели и задачи потенциального проекта. Основной целью проекта стала автоматизация процессов планирования и исполнения бюджетов, автоматизация санкционирования, создания платежных документов и реестра платежей. Для достижения этой цели сформулированы конкретные задачи:

1. Автоматизировать формирование реестра платежей.
2. Формировать реестры с учетом установленных контрольных значений.
3. Автоматизировать формирование платежных документов на основании реестра платежей.
4. Обеспечить возможность создания заявки на расходование денежных средств в программе заблаговременно до даты платежа.
5. В рамках программы обеспечить возможность установки контрольных значений (лимитов).
6. Ввести необходимую нормативно-справочную информацию.
7. Обеспечить возможность формирования отчетов по бюджетам в разрезе плана и факта, на основании которых устанавливаются контрольные значения.
8. Настроить предопределенные формы бюджетов для подразделений, участвующих в бюджетировании.
9. Произвести настройку программы (правил трансляции и правил соответствий) для корректного сбора фактических данных по бюджетам.
10. Настроить формы отчетов, необходимые для принятия управленческих решений.

Благодаря подробному изучения компании специалисты по автоматизации финансового учета сформировали план-график проекта с конкретным бюджетом. Именно такое погружение и анализ помогают сократить затраты в рамках внедрения проекта, которые бы могли появляться непредвиденно при появлении новых вводных.

По итогу проведенного обследования клиент получил отчет, в котором зафиксированы все результаты исследования. Следующим этапом реализации проекта является моделирование описанных бизнес-процессов на копии базы заказчика и демонстрация контрольного примера. Работы команды Первого Бита и Медицинского холдинга продолжаются.