ЕФС-1 при увольнении: инструкция по заполнению

При увольнении сотрудника или расторжении договора с подрядчиком необходимо сообщить об этом в Социальный фонд до следующего дня. В этом руководстве вы узнаете, какую часть отчета ЕФС-1 необходимо заполнить и какие штрафы предусмотрены за несвоевременную подачу отчета.

Правила подачи отчета ЕФС-1

Сроки подачи указаны в статье 11 Закона № 27-ФЗ, в которой прописан порядок предоставления персонифицированных сведений в Социальный фонд. ЕФС-1 необходимо подавать при следующих обстоятельствах:

• Увольнение работника: необходимо подать не позднее дня, следующего за днем издания приказа об увольнении (подпункт 2 пункта 5 статьи 11).
• Расторжение договора: для гражданско-правовых договоров ЕФС-1 должна быть подана не позднее следующего дня после расторжения договора (пункт 6 статьи 11).

Второй сценарий применим к физическим лицам, не зарегистрированным в качестве индивидуальных предпринимателей или самозанятых и имеющим договоры на оказание услуг, выполнение работ, авторские права и другие соглашения.

Правила подачи отчета одинаковы как для бумажного, так и для электронного формата. Работодатели с 10 или менее штатными сотрудниками и лицами, работающими по гражданско-правовым договорам (за исключением самозанятых подрядчиков и индивидуальных предпринимателей), могут подавать ЕФС-1 на бумаге. Работодатели с более чем 10 сотрудниками и подрядчиками должны подавать отчет в электронном формате. Подача ЕФС-1 происходит в территориальный орган СФР.

Какой раздел ЕФС-1 заполнять при увольнении

Чтобы сообщить об увольнении сотрудника или расторжении контракта с подрядчиком, вам нужно заполнить только следующие разделы ЕФС-1:

• Титульный лист
• Подраздел 1 первого раздела
• Подраздел 1.1 первого раздела

Увольнение – это простая задача, которая включает в себя заполнение реквизитов организации, данных сотрудника и нескольких полей таблицы.

Заполнение титульного листа

Первая страница отчета ЕФС-1 при увольнении сотрудника заполняется аналогично другим случаям. В разделе "Сведения о страхователе" коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны указать:

• регистрационный номер организации в органе СФР
• наименование организации в соответствии с ее уставом или ФИО предпринимателя по паспорту
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)
• КПП (код причины постановки на налоговый учет) для организаций
• Основной ОКВЭД
• ОГРН/ОГРНИП (Основной государственный регистрационный номер/Индивидуальный основной государственный регистрационный номер)
• Код категории страхователя (только для физических лиц). Данный код берется из пункта 28 Порядка заполнения формы, содержащегося в Приложении № 2 к Приказу № 2281 (далее - Порядок). Индивидуальные предприниматели используют код "ИП01", главы фермерских хозяйств – "ИП02", адвокаты – "ФЛ02".
• Номер телефона (только цифры, без скобок и тире)
• Адрес электронной почты

Раздел "Сведения о страхователе, за которого представляются сведения" предназначен для правопреемников.

Заполнение Подраздела 1: "Сведения о трудовой деятельности"

Следующим шагом будет предоставление информации о человеке, который уволился или с которым был расторгнут договор. В этом подразделе укажите его ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Кроме того, укажите его статус и гражданство в России с помощью следующих кодов:

• ГРФ: гражданин России
• ПЖИГ: Иностранец или лицо без гражданства, постоянно проживающее в России
• ВЖИГ: Иностранец или лицо без гражданства, временно проживающее в России
• ВПИГ: Иностранец или лицо без гражданства, временно проживающее в России, не являющееся высококвалифицированным специалистом
• ВКС: Высококвалифицированный специалист, временно проживающий в России

Для кода страны укажите 643 для граждан России, три нуля для лиц без гражданства, а для кодов других стран обратитесь к Порядку заполнения отчета (утв. постановлением ПФР от 31.10.2022 № 246п).

Заполнение Подраздела 1.1

Перед таблицей, посвященной кадровым действиям, есть две строки, касающиеся трудовой книжки:

• Если сотрудник подал заявление на получение электронной трудовой книжки, укажите дату подачи заявления.
• Если сотрудник запросил выписку из трудовой, укажите дату подачи заявления о выдаче выписки.

В полях "Признак аннулирования" поставьте "X", если предыдущая информация была внесена по ошибке.

Ниже приведена таблица с 11-ю графами для информации о выписке.

Графа 1: Номер мероприятия.

Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день для трудовых договоров, либо дата окончания или дата расторжения договора ГПХ, если обязательства не были выполнены одной из сторон).

Графа 3: Код кадрового действия.

• УВОЛЬНЕНИЕ: Если трудовой договор расторгнут
• ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ: При прекращении договора ГПХ

Графа 4: Код территориальных условий труда

• РКС: Если работник или подрядчик работал в районах Крайнего Севера
• МКС: Если работник или подрядчик работал в районах, приравненных к районам Крайнего Севера.

Это относится и к удаленным сотрудникам. Оставьте эту графу пустой, если сотрудник или подрядчик работал в обычных местностях.

Графа 5: Должность или профессия.

Укажите должность или профессию уволенного штатного сотрудника, указанную в штатном расписании. Отметьте, если сотрудник работал неполный рабочий день. Эта графа не заполняется для подрядчиков.

Графа 6: Код функции.

Для штатных работников укажите пятизначный код функции из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08).

Укажите тип договора для подрядчиков, используя следующие коды:

ДГПХ: Гражданско-правовой договор

ДАВТ: Авторский договор

ДОИП: Договор об отчуждении прав на произведение

ИЗЛД: Издательская лицензия

ЛДПИ: Лицензия на использование произведения

Графа 7: Причина увольнения.

Укажите причину увольнения, используя соответствующий код из классификатора, приложенного к приказу о заполнении. Сюда входят причины, основанные на Трудовом кодексе и федеральных законах. К распространенным причинам относятся:

• п3ч1с77тк: Расторжение трудового договора по инициативе работника (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ)
• п1ч1с77тк: Расторжение трудового договора по соглашению сторон (пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)
• п1ч1с81тк: Расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации (пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации)

Если причина не указана в классификаторе, напишите "Иное" и укажите нормативный акт, пункт, часть, статью, на основании которых был уволен работник.

Графа 8: Реквизиты документа.

Для штатных сотрудников укажите реквизиты документа, на основании которого произошло увольнение (приказ, распоряжение, протокол). Для подрядчиков укажите реквизиты договора ГПХ.

Графа 9: Дата документа.

Укажите дату документа, на основании которого был уволен сотрудник, или дату прекращения договора ГПХ.

Графа 10: Номер документа.

Укажите номер документа или номер трудового договора (без символа "№").

Графа 11: Признак аннулирования.

Если вам необходимо аннулировать информацию, представленную в предыдущем отчете, отметьте эту графу знаком "X".

Штрафы за несвоевременное или неправильное представление отчета ЕФС-1

Несвоевременная подача подраздела 1.1 ЕФС-1 или подача его с ошибками может повлечь предупреждение или штраф в размере 300-500 ₽ для руководителя компании или индивидуального предпринимателя со стороны трудовой инспекции. Если эти нарушения допущены исполнителем по ГПД, то на работодателя-организацию налагается дополнительный штраф в размере 500 ₽.

Остались вопросы по заполнению отчета? Хотите автоматизировать сдачу отчетности и отправлять ее в 1 клик без ошибок? Оставьте заявку, и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время.