Как правильно вести учет ГСМ: порядок учета и списания ГСМ

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) — это бензин, дизельное топливо, моторные масла, тосол, антифриз и другие технические жидкости для работы транспортных средств. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 10-3 «Топливо», а основанием для их списания служат путевые листы и акты списания ГСМ. Без корректно оформленных документов налоговая вправе снять расходы при проверке.

ГСМ в бухгалтерском учете: что это и как классифицировать

ГСМ — это материальные запасы. В зависимости от того, как используется транспорт, расходы попадают в разные категории:

Раздельный учет обязателен — смешивать производственные и административные расходы нельзя. Это затруднит расчет налоговой базы и создаст вопросы при проверке.

Для учета ГСМ используются счета:

• Счет 10-3 «Топливо» — основной счет для горюче-смазочных материалов.
• Счет 60 — расчеты с поставщиками при безналичной оплате.
• Счет 71 — расчеты с подотчетными лицами при наличной покупке через сотрудника.
• Счет 60.2 — авансы при работе с топливными картами.

Документы для учета ГСМ

Для признания расходов на топливо нужен полный пакет документов. Его состав зависит от способа покупки.

Путевой лист

Путевой лист — это первичный документ, подтверждающий фактический пробег и расход топлива. Именно он служит основанием для списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете. Без него расходы на топливо не могут быть приняты.

Обязательные реквизиты путевого листа установлены приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390:

• тип, марка и модель транспортного средства, государственный регистрационный номер;
• показания одометра при выезде и возвращении;
• дата и время выезда и возврата транспортного средства;
• отметка о предрейсовом техническом контроле;
• отметка о медицинском осмотре водителя;
• сведения о перевозке (вид сообщения, вид перевозки);
• данные водителя и ответственного лица.

Один лист оформляется на один день, если водитель выполняет один или несколько рейсов в течение смены. На рейс длиннее одного рабочего дня допускается оформить один лист на весь период.

С 1 марта 2023 года компании вправе оформлять электронные путевые листы (ЭПЛ). Для этого нужно заключить договор с оператором ЭДО из реестра Минтранса. Электронный путевой лист имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если он оформлен по правилам приказа № 390 и подписан электронной подписью.

Акт списания ГСМ

Сводный документ, который составляется на основе путевых листов и подтверждает суммарный объем и стоимость списываемого топлива за период. Единой формы нет — организация разрабатывает её самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

В акте указывают:

• период, за который составляется документ;
• марку и количество топлива по каждому транспортному средству;
• норму расхода, фактический расход и отклонение;
• общую стоимость списываемых ГСМ;
• подписи ответственных лиц.

Акт списания топлива подписывается комиссией и утверждается руководителем. Дата акта — основание для бухгалтерской записи по списанию.

Журнал учета ГСМ

Журнал учета ГСМ — это регистр для отслеживания движения топлива: прихода, расхода и остатка. Обязательной формы также нет. В журнале фиксируются все операции с топливом: поступление, выдача водителям, возврат, остатки на конец периода. Он помогает контролировать расход и своевременно выявлять перерасход.

Документы при разных способах покупки

• Покупка через подотчетное лицо.Основание для отражения в учете — авансовый отчет с приложенными чеками. Если поставщик выставил счет-фактуру, можно принять входящий НДС к вычету. Вычет по одному кассовому чеку несет повышенный налоговый риск.
• Топливные карты.Авансовые суммы, перечисленные на счет карты, расходами не являются. Топливо принимается к учету на основании товарных накладных и реестров операций по картам, которые поставщик предоставляет в конце расчетного периода.
• ГЛОНАСС и GPS-данные.Для организаций, у которых перевозки не являются основным видом деятельности, списание ГСМ можно обосновать данными спутникового мониторинга. В этом случае путевые листы допускается оформлять по упрощенной форме с набором только бухгалтерских реквизитов.

Нормы списания топлива

Нормирование расхода ГСМ для целей бухгалтерского и налогового учета является добровольным. Ни Налоговый кодекс, ни закон о бухучете не обязывают устанавливать нормативы. Расходы на ГСМ принимаются в налоговом учете в полном объеме при наличии правильно оформленных документов — как по налогу на прибыль, так и при УСН.

Несмотря на это, нормирование широко применяется на практике. Оно позволяет контролировать перерасход и предотвращать хищения.

Нормы устанавливаются следующим образом. Базовые нормы берутся из двух источников: методических рекомендаций Минтранса или технической документации завода-изготовителя. Минтранс регулярно обновляет нормативы — их актуальная редакция размещена в приказе ведомства.

Организация вправе скорректировать базовые нормы с учетом условий эксплуатации. Поправочные коэффициенты предусмотрены для:

• работы в городских условиях с частыми остановками;
• эксплуатации в горной или бездорожной местности;
• использования дополнительного оборудования (кондиционер, спецнавесное);
• зимнего периода.

Зимние надбавки варьируются от 5% до 20% в зависимости от климатической зоны. Например, для Московской области зимний период — с 1 ноября по 31 марта, для Ненецкого автономного округа — с 15 октября по 15 апреля. Даты начала и окончания зимнего периода по регионам установлены Постановлением Госстроя от 09.03.2004 № 36.

Организация также может установить собственные нормы на основании замеров. Для этого в течение 2–3 месяцев фиксируют фактический расход по каждому автомобилю в разных условиях, выводят средний показатель и утверждают его приказом руководителя. Расчеты и замеры следует задокументировать — они могут понадобиться для подтверждения расходов.

Нормы расхода закрепляются в локальном акте организации, например в положении о ГСМ или в учетной политике.

Если фактический расход превышает норму, организации нужно определить причину. От неё зависит порядок учета:

• перерасход обоснован объективными причинами (сложный маршрут, нагрузка) — списывается в обычные затраты;
• виновник установлен — перерасход взыскивается с него, после возмещения относится на внереализационные расходы;
• причина не установлена, виновника нет — списывается на прочие расходы.

Бухгалтерский и налоговый учет топлива и ГСМ

Бухгалтерский учет приобретения топлива: проводки

Безналичная покупка у поставщика

• Дт 10-3 Кт 60 — оприходование ГСМ;
• Дт 19 Кт 60 — входящий НДС;
• Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету;
• Дт 60 Кт 51 — оплата поставщику.

Покупка через подотчетное лицо (с счетом-фактурой)

• Дт 71 Кт 50 (51) — выдача денег подотчетнику;
• Дт 60 Кт 71 — оплата топлива;
• Дт 10-3 Кт 60 — принятие ГСМ к учету;
• Дт 19 Кт 60 — НДС;
• Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету.

Топливные карты

• Дт 60.2 Кт 51 — аванс на счет топливной карты;
• Дт 19 Кт 76.АВ — НДС с аванса;
• Дт 68 Кт 19 — НДС с аванса к вычету;
• Дт 10-3 Кт 60.1 — принятие топлива к учету по накладной;
• Дт 19 Кт 60.1 — НДС с покупки;
• Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету;
• Дт 60.1 Кт 60.2 — зачет аванса;
• Дт 76.АВ Кт 68 — восстановление НДС с аванса.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете

Списание ГСМ по путевым листам производится в том периоде, за который составлены учетные документы. Дата путевого листа (или акта списания) — это дата признания расхода как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Объем списываемого топлива определяется одним из двух способов:

1. По данным путевых листов — для организаций, у которых перевозки являются основным видом деятельности.
2. По данным спутниковых систем (ГЛОНАСС, GPS) — для остальных компаний, если маршрутные листы или отчеты содержат все обязательные бухгалтерские реквизиты.

Бухгалтерские проводки при списании

• Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3 — списание ГСМ в затраты по основной деятельности;
• Дт 08 Кт 10-3 — списание при создании или строительстве ОС;
• Дт 91 Кт 10-3 — обоснованный сверхнормативный расход или реализация;
• Дт 94 Кт 10-3 — выявленная недостача ГСМ.

Налоговый учет расходов на ГСМ

Налог на прибыль. Расходы на топливо учитываются как материальные затраты или прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Нормирование для целей налога на прибыль не предусмотрено — принимается фактический расход, подтвержденный документами.

Если расходы косвенные, они признаются в том периоде, когда принят путевой лист. Если прямые — по мере реализации продукции, в себестоимость которой они входят.

ГСМ при УСН «доходы минус расходы». Расходы на ГСМ при УСН учитываются в составе материальных затрат или затрат на содержание служебного транспорта. Ключевое условие — фактическая оплата. Топливо, за которое деньги ещё не перечислены, в расходы не попадает.

Нормирование при УСН также не обязательно. Расходы принимаются в полном объеме при наличии документов: путевых листов, накладных, чеков.

При покупке топлива с НДС организации на УСН включают налог в стоимость ГСМ — он не выделяется отдельно и не принимается к вычету.

Бюджетный учет ГСМ. В бюджетных организациях учет ГСМ ведется в соответствии с инструкциями по применению планов счетов для государственных и муниципальных учреждений (Инструкция № 157н, 162н, 174н, 183н). Горюче-смазочные материалы отражаются на счете 105 03 «Горюче-смазочные материалы». Основания для списания — те же путевые листы и акты. Порядок оформления документов и установления норм в целом совпадает с коммерческим учетом, однако применяемые коды КПС (КФСР, КВРР, КОСГУ) зависят от типа учреждения и источника финансирования.

Пошаговый порядок учета и списания ГСМ

1. Оформить путевой лист перед выездом. Зафиксировать показания одометра, получить отметки о техническом контроле и медосмотре.
2. По возвращении внести в путевой лист показания одометра на момент возврата. Рассчитать фактический пробег.
3. Собрать подтверждающие документы на приобретение топлива: кассовые чеки, накладные, реестры по топливным картам.
4. Рассчитать нормативный расход топлива на основании установленных норм и фактического пробега. Сравнить с фактически заправленным количеством.
5. Составить акт списания ГСМ за период (за месяц или иной период в зависимости от учетной политики). Подписать комиссией и утвердить у руководителя.
6. Внести бухгалтерскую запись по списанию в той же дате, что и акт.
7. При наличии сверхнормативного расхода — оформить объяснительную или служебную записку с указанием причин. Определить счет для отнесения перерасхода.
8. Хранить первичные документы не менее пяти лет. Кассовые чеки быстро выцветают — рекомендуется делать их копии или скан-копии сразу при получении.

Частые ошибки при учете ГСМ

• Нет отметки о медосмотре или техконтроле в путевом листе. Отсутствие одной из обязательных отметок делает документ ненадлежащим первичным документом. Расходы становятся уязвимы при налоговой проверке.
• Списание по сумме заправки, а не по расчетному расходу. Количество заправленного топлива и количество израсходованного — разные показатели. Остатки в баке должны учитываться.
• Нормы расхода не закреплены документально. Если организация применяет нормирование на словах, без утвержденного приказа, налоговая может посчитать сверхнормативный расход необоснованным.
• Топливные карты: аванс отнесен на расходы в момент перечисления. Это ошибка. Расход признается только после получения накладной и реестра от поставщика карты.
• Электронные чеки без подтверждения оплаты. Сам по себе кассовый чек при покупке через подотчетника не заменяет авансового отчета. Нужен комплект: авансовый отчет + чек.