Дистанционная работа иностранца: что важно знать работодателю

Оформление иностранного дистанционного сотрудника — одна из самых неоднозначных ситуаций в кадровом учёте. Главное, что определяет налоговые последствия: вид договора (трудовой или ГПХ), место фактической работы и способ взаимодействия. 

Трудовой договор с иностранцем, работающим из своей страны: можно или нет

Позиция Минтруда неизменна: заключить трудовой договор на дистанционную работу с иностранным гражданином, постоянно проживающим за рубежом, нельзя. Работодатель не может обеспечить ему безопасные условия труда, а российское трудовое законодательство действует только на территории РФ. Минтруд рекомендует оформлять такие отношения договором гражданско-правового характера (ГПХ).

При этом прямого законодательного запрета на трудовой договор о дистанционной работе с иностранцем, проживающим за рубежом, нет. Часть работодателей идёт на этот риск — и арбитражные суды в ряде случаев признавали такие договоры законными. Это не означает, что подход безопасен. При проверке претензии со стороны контролирующих органов вполне вероятны.

Безопасная схема: договор ГПХ. Для иностранца, работающего из своей страны, это рекомендованный формат. Дальше вопрос только в налогах.

НДФЛ: как изменились правила с 2024 и 2025 года

Трудовой договор — НДФЛ по прогрессивной шкале независимо от резидентства. 

С 1 января 2024 года к доходам от источников в РФ относится вознаграждение и иные выплаты при выполнении дистанционным работником трудовой функции дистанционно по договору с работодателем — российской организацией или обособленным подразделением иностранной организации, зарегистрированным на территории РФ.

Практический смысл: даже если иностранец работает из другой страны и не является налоговым резидентом РФ, его зарплата облагается НДФЛ в России.

С 2025 года трудовые доходы нерезидентов, включая вознаграждение за дистанционную работу, облагаются по прогрессивной шкале от 13% до 22%, идентичной шкале для резидентов.

Актуальные ставки прогрессивной шкалы НДФЛ:

Поправки снижают для нерезидентов ставку НДФЛ с доходов от работы на российский бизнес до 13% и выше по шкале — но только если условие о дистанционной работе отражено в трудовом договоре. Если в договоре нет этого условия, а сотрудник является нерезидентом, НДФЛ с его зарплаты составит 30%.

Вывод: в трудовом договоре с иностранным дистанционным сотрудником обязательно должно быть прописано, что работа выполняется дистанционно. Без этого условия — ставка 30%.

Подробнее о налогообложении доходов иностранных работников и выплатах страховых взносах читайте в нашей статье. 

Договор ГПХ — правила с 2025 года

До 2025 года доходы иностранца-нерезидента по договору ГПХ за работу, выполненную за пределами России, не облагались НДФЛ в РФ вовсе. С 1 января 2025 года этот порядок изменился для части случаев.

С 2025 года из доходов нерезидентов, работающих по договорам ГПХ из-за границы через интернет, нужно удерживать НДФЛ, если работа организована таким образом, что используются российские домены, адреса электронной почты из российской зоны, либо работа ведётся через удалённое подключение к информационным системам или программно-аппаратным средствам, физически находящимся в РФ.

Если ни одно из этих условий не соблюдено — иностранец работает через зарубежную инфраструктуру и без подключения к российским системам — его вознаграждение по договору ГПХ по-прежнему не является доходом от источников в РФ. НДФЛ в России не удерживается.

Соглашения об избежании двойного налогообложения

Отдельный случай — когда с государством, в котором проживает иностранец, у России действует соглашение об избежании двойного налогообложения. Если работник-иностранец работает из-за границы и между РФ и страной его местонахождения действует такое соглашение, то работник-дистанционщик может предоставить работодателю сертификат налогового резидентства другой страны. Тогда работодателю не придётся удерживать НДФЛ с выплачиваемого иностранцу дохода, либо работодатель будет применять льготную ставку.

Сертификат предоставляется добровольно — работник сам решает, запрашивать его или нет. Если документ не предоставлен, работодатель обязан удерживать НДФЛ в общем порядке.

Страховые взносы: когда начислять, когда нет

Правила по страховым взносам зависят от гражданства работника и его местонахождения.

Иностранец работает по договору ГПХ из-за рубежа. Норма ст. 420 НК РФ позволяет не облагать взносами доходы, начисляемые иностранцам, находящимся вне территории РФ и выполняющим работу по договору ГПХ удалённо. Это подтверждено письмами Минфина, в том числе от 14.01.2025 № 03-04-05/1656.

Иностранец работает по трудовому договору из-за рубежа. Застрахованными лицами в системе российского обязательного страхования признаются только иностранцы, проживающие или пребывающие на территории РФ. Тот, кто постоянно живёт за рубежом, под это определение не подпадает — страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование не начисляются.

При этом взносы на травматизм (по Закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ) формально начисляются по всем трудовым договорам без исключений. Это противоречие признаётся — расследовать несчастный случай за рубежом работодатель физически не может — однако прямой нормы, освобождающей от этих взносов, нет.

Граждане стран ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Армения, Кыргызстан) по трудовому договору, как правило, приравнены к гражданам России в части обязательного страхования. Если работодатель платит страховые взносы по общему тарифу 30%, то и доходы иностранцев облагаются с применением этой ставки. Для граждан Белоруссии, работающих на территории Беларуси по трудовому договору, действует особый порядок — с правом выбора законодательства по социальному страхованию на основании двустороннего договора от 24.01.2006.

Как правильно оформить договор: что указать

Вид договора и его содержание определяют налоговые последствия. Ошибка в формулировках обходится дорого.

Трудовой договор с иностранцем-дистанционщиком (если работодатель принимает такой риск):

• указать в договоре, что работа выполняется дистанционно;
• зафиксировать место работы — населённый пункт за пределами РФ;
• предусмотреть способы взаимодействия (электронная почта, мессенджеры, видеосвязь);
• урегулировать порядок обмена документами — трудовую книжку за рубеж не отправляют.

Договор ГПХ с иностранцем, работающим из своей страны:

• указать, что услуги оказываются на территории иностранного государства;
• описать способ выполнения работ — это влияет на квалификацию дохода как источника в РФ или за её пределами;
• если работа ведётся через российские домены или подключение к российским серверам — НДФЛ удерживается; если через зарубежную инфраструктуру — нет.

НДС при выплате вознаграждения иностранному физлицу за электронные услуги

Этот вопрос актуален при работе с иностранными фрилансерами.

Если иностранный гражданин оказывает электронные услуги российской компании и не имеет статуса индивидуального предпринимателя по законодательству своей страны — НДС с его вознаграждения не исчисляется. Обычные физические лица плательщиками НДС не являются.

Ситуация меняется, если иностранец зарегистрирован как ИП в своей стране. Тогда российская организация выступает налоговым агентом и обязана удержать НДС по расчётной ставке 20/120%.

Сводная таблица: налогообложение иностранного дистанционного работника

Практические выводы для работодателя

Ключевой вопрос при работе с иностранным дистанционным сотрудником — точность формулировок в договоре. Два идентичных по содержанию договора с разными формулировками о месте работы дадут разные налоговые последствия.

Несколько правил, которые снижают риски:

• Проверьте, указано ли в договоре условие о дистанционной работе. Без него ставка НДФЛ для нерезидента — 30%, а не прогрессивная шкала.
• Выясните, через какую инфраструктуру выполняется работа по ГПХ. Российские домены или серверы в РФ — НДФЛ удерживается.
• Запросите сертификат налогового резидентства, если с государством иностранца у России действует соглашение об избежании двойного налогообложения.
• Не отправляйте бумажную трудовую книжку за рубеж — это нарушение. Отдайте на хранение российскому адресу, указанному работником.
• Уведомите МВД о заключении трудового договора с иностранцем в течение 3 рабочих дней — обязанность сохраняется даже при дистанционном формате.