11 основных ошибок по НДФЛ в 2023 году

С 2023 года датой получения дохода считается день выплаты зарплаты сотруднику. НДФЛ теперь исчисляется и с аванса, и с оставшейся части зарплаты, что часто приводит к ошибкам расчёта налога в 1С. Проверьте корректность своего расчета НДФЛ! Сречи частых ошибок: разница между начисленным и удержанным НДФЛ; ошибки при начислении выплате премий, отпусков, больничных и увольнений; вынужденные пересальдовки, ошибки в документе “Ведомость к выплате”, ошибки в отчетах по начислениям и выплатам. Если у вас возникают проблемы с правильностью расчета НДФЛ, оставьте заявку на помощь специалиста 1С.

Выплачивается зарплата в том числе за прошлые периоды

Если действительно не была выплачена зарплата за прошлые периоды, то в этом случае программа делает верно: она отсторнирует доход за предыдущий период и отнесет его по дате выплаты к текущему периоду.

Необходимо внимательно отследить, что НДФЛ исчисленный и удержанный в подробном анализе соответствуют сторно.

Если же по расчетному листку было все выплачено и долга нет, то в этом случае ошибка связана с расхождениями начислений и выплат по местам получения дохода, документам основаниям, категории выплат и т.п. Тогда необходимо возвращаться в прошлые периоды и аккуратно перезаполнять ведомости, чтобы они «схлопнулись» между собой.

Если период очень старый, то можно сделать «фиктивную» ведомость на декабрь 2022 года, в которую подобрать сотрудника через кнопку подбор, общая сумма к выплате должна равняться 0, а внутри будет разбивка по документам основаниям, сотрудникам, местам выплаты дохода и т.п.

Как скорректировать выплату фиктивной ведомость

Начислена одна сумма, а выплачена другая

Когда изменить начисления и выплаты не представляется возможным. При этом необходимо, чтобы сумма дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ совпадала с Начислением (а не с выплатой)

В данном случае необходимо вручную корректировать документ Ведомости

1. Заполняем ведомость автоматически (подтянутся суммы из данных документов-начислений)
2. «провалиться» в сумму к выплате и добавить новую строку с пустым документом-основанием на разность между суммами, которая автоматически заполнилась к выплате, и которая была фактически выплачена
3. Нажать «Обновить налог»
4. В следующем месяце при заполнении ведомости на выплату зарплаты появится строка в т.ч. за прошлые периоды по пустому документу основанию, но с противоположным знаком. Эта строка на НДФЛ влиять не будет и в отчетность не попадет

Например, сначала рассчитали заработную плату без учета отгула. И эту заработную плату выплатили. Затем вспомнили, что был отгул, перерасчитали заработную плату, изменился НДФЛ и необходимо, чтобы сумма дохода в 6-ндфл попадала не из выплаты (которая была больше), а из начисления. Пусть выплатили ранее 35 000 руб. На текущий момент в ведомость попадает 33 776,53, разница составляет 1223,47 руб. (может быть и в другую сторону)

Аналогично, если сумма аванса начисленного меньше суммы выплаты, и нет возможности корректировки начисления и регистров, то в ведомости сумму переплаты по авансу выплачивать без документа основания. Например, по начислению аванса должны выплатить 3 000, а выплачивают 5 000. В этом случае, ведомость заполняем автоматом, затем входим в расшифровку суммы к выплате, добавляем новую строку без документа основания и в ней показываем разницу в 2 000.

Как скорректировать ведомость строкой с пустым документом-основанием

Аванс больше, чем зарплата

Проверять необходимо по каждому виду начисления отдельно (оклад, районный коэффициент, ежемесячная премия или надбавки).

При проверке сумм начисленного аванса и оклада обращаем внимание на все виды начислений в отдельности. Например, если, в начислении аванса стоит оклад 1 500 и премия 8 000, а в начислении зарплаты оклад 10 000, а премия 5000, то нужно в начислении аванса перекинуть излишек с премии на оклад. Перепровести начисление аванса и его выплату и затем проводить начисление и выплату зарплаты.

Документ Начисление аванса

Документ Начисление зарплаты

Нужно исправлять документ начисления аванса, делать новый документ начисления с, либо корректировать регистры (если прошлый месяц ни в коем случае трогать нельзя).

Исправление документа начисление аванса

Ввод нового документа начисление аванса

Или документом Перенос данных. В документе Начисление за первую половину месяца смотрим, как сформировались регистры по кнопке Еще – Движения документа. И сторнируем строки

Корректировка регистров (не рекомендуется, т.к. много полей заполнять вручную)

Начислена одна сумма аванса, а выплачена другая

Если аванс один, а выплата аванса другая нужно исправлять начисление аванса и подгонять сумму под ведомость на аванс. Иначе в расчетном листе будет одна сумма, в отчетах по ндфл другая, а следующая ведомость на аванс будет попадать сумма из регистра "Зарплата к выплате авансом" и опять же не сойдется ни с каким из отчетов.

Ошибочное начисление аванса

Начислено 19 117,85 – НДФЛ 2 485, должно быть выплачено 16 632,85 руб., а выплачена 17 400:

Выплачено больше, чем начислено аванса

Нужно рассчитать «от обратного» какая сумма должна быть начислена в авансе по формуле:

(Сумма выплачено – сумма вычетов*0,13)/0,87

(17 400 – 0*0,13)/0,87=20 000

И исправить документ начисления за первую половину месяца

Исправление документа аванса

В начислении зарплаты НДФЛ не разбит на две строки по датам выплаты аванса и зарплаты

В окончательном расчете нет разбивки НДФЛ на аванс и оставшуюся сумму, суммы НДФЛ или даты в документе аванса не совпадают с суммой в окончательном расчете. Такое могло произойти, если ведомость на аванс распроведена в момент начисления зп или в ней нет суммы ндфл/она не верная.

В документе начисление зарплаты полная сумма ндфл должна делится на часть уже удержанную (из выплаты) и остаток, при этом дата аванса должна совпадать с датой ведомости на выплату аванса, а не с датой, указанной в части плановая дата документа расчет за первую половину месяца.

Необходимо перерасчитывать НДФЛ в документе Начисление зарплаты

Есть аванс с рассчитанным НДФЛ

В окончательном расчете нет разбивки по датам

Перерассчитываем и проверяем, чтобы суммы и даты совпали с авансом

Плановая дата выплаты не совпадает с фактической датой выплаты

Особенно критично, если плановая дата позже, чем фактическая. Например, плановая стоит 10.07, а фактическая 08.07. В ведомости может автоматически не заполняться НДФЛ или заполняться не верно

В документе начисления планируемая дата 05.02.2023

В ведомости дата выплаты 04.02.2023

Пересчитали НДФЛ в документе начисления при наличии проведенной ведомости

Необходимо распровести ведомости на выплату, перерасчитать НДФЛ в начислении зарплаты. В ведомости нажать обновить налог и провести

Ошибки можно увидеть в отчете Анализ НДФЛ по датам получения дохода

Не совпадают данные Анализа НДФЛ и Отражение удержанного НДФЛ

Может быть связано с доходами в натуральной форме. Анализ ндфл (а также все другие отчеты по ндфл) при выставлении периода 23.05-22.06 выдавал сумму удержанного одну, а в Отражении удержанного ндфл сумма больше и соответствует ведомостям. Связано с доходами в натуральной форме, у которых дата получения была 2-5 мая, то есть другой период. Получается отражение удержанного ндфл дает более правильную сумму.

Как открыть внешнюю обработку в локальной версии

Сотрудник отсутствовал вторую половину месяца и нет ведомости на окончательную выплату зарплаты

Плохо считается ндфл в авансе, когда аванс равен зарплате и в ведомости на зарплату его нет. Нужно делать фиктивный документ на выплату зарплаты с нулевой суммой.

В авансе и окончательном расчете одинаковые суммы

В ведомость автоматически сотрудник не попадет. Его нужно добавить кнопкой подбор

Одно физлицо находится в нескольких документах начисления за один месяц

Например, в разных подразделениях). Делать один документ начисление ЗП по всем обособкам.

Проявление ошибки. Не правильно распределен доход и НДФЛ между налоговыми

Межрасчетная выплата (отпуск, б/л, командировка) выплачены до выплаты ЗП

В этом случае задваивается вычет по НДФЛ. Необходимо в документе начисление зарплаты вручную убирать примененный вычет

Рекомендации, чтобы минимизировать ошибки в дальнейшем

1. Не перерассчитывать и не перепроводить документы после их выплаты. Если возникла такая необходимость, то сначала отменить выплату и все последующие документы по сотруднику, затем очень внимательно и последовательно все перепровести.
2. Если провели начисление зарплаты за месяц, то уже не вводим и не рассчитываем никаких других межрасчетных документов. Если нужно рассчитать межрасчет, то сначала отменяем начисление зарплаты за этот месяц.
3. Если начисление зарплаты за месяц еще не проведено, но уже нужно считать межрасчетные документы следующего месяца, то контролируем детские вычеты (возможно задвоение).
4. Правильно указывать планируемую дату выплаты, следить чтобы она совпадала с фактической датой. Если заметили расхождение, то очень аккуратно исправить: сначала отменить проведение ведомости.
5. Не допускать ситуацию, когда зарплата замесяц получается меньше аванса (в целом или в разрезе кодов доходов, регистраций в ИФНС и т.п.).
6. Минимизировать сторнирования начислений и перерасчеты. Если перерасчет случился, внимательно проверить суммы в учете по НДФЛ.
7. Контролировать сотрудников с излишне удержанным налогом (ручной зачет в авансе, в случае возврата – ручное редактирование суммы в Отражении удержанного НДФЛ в бухучете).