На успешность бизнеса немаловажное влияние оказывает качество доставки. Ее высокая стоимость и задержки способны вызвать оттоки клиентов, в связи с чем необходимо правильно организовать работу транспортного отдела. Грамотный подход к этому вопросу позволит увеличить лояльность клиентов и, соответственно, доходы. Благодаря автоматизации логистики при помощи TMS -системы компания сможет быть конкурентоспособной и получать больше прибыли.
Причины для автоматизации логистики
Можно выделить несколько причин, почему стоит автоматизировать логистику:
- Минимизация зависимости от человеческого фактора. К примеру, отпуск ведущего специалиста или необходимость его ухода на больничный в связи с проблемами со здоровьем способны сильно пошатнуть работоспособность отдела, а то и вовсе ее остановить.
- Снижение расходов на доставку, которая может быть высокой из-за штрафов, отсутствия контроля и дорогих маршрутов.
- Нехватка квалифицированных кадров в сфере логистики.
- Решение проблем с жалобами клиентов в связи с нарушением временных рамок доставки.
Также при помощи автоматизации можно существенно повлиять на проблему допущения водителями ошибок в ходе прохождения маршрутов, простоя транспортных средств и порчи груза.
Критерии выбора TMS системы
Если принимается решение о применении TMS-системы, руководителю компании необходимо учесть ряд моментов, а именно:
- какие возможности систем необходимы моей компании;
- разрабатывать систему самостоятельно или отдать предпочтение готовому продукту;
- как составить техническое задание для системы;
- если остановиться на готовой системе, то какой (в настоящее время существует много вариантов, поэтому определиться с подходящей не так-то просто неопытному в этом вопросе человеку);
- сколько будет стоить TMS-система;
- к какому подрядчику, который будет заниматься внедрением системы, обратиться.
Выбор подходящей TMS-системы вызывает определенные трудности, так как информации на эту тему недостаточно. Допущение ошибки в этом плане дорогого стоит. Подбирая ту или иную систему, компания подвязывает к ней все свои процессы на ближайшие 3-5 лет. Неправильный выбор может быть чреват, как минимум, потерей времени и, как максимум, финансовыми потерями и падением эффективности.
Какие задачи должно решать внедрение TMS-системы?
Многие компании сразу же приступают к написанию технического задания для будущей системы. Но, это явная ошибка. Вначале стоит разобраться с тем, какие именно задачи бизнеса ей предстоит решать, какой эффект от ее внедрения должен быть.
Первый вопрос, который руководитель должен задать себе и остальным, кто принимает решение: какие задачи компании система должна решать? Важно, чтобы это был конкретный перечень задач, а не просто «автоматизация ручного труда». При этом учитывается, что у каждой компании будет свой список задач.
Можно рассмотреть несколько основных примеров использования TMS-систем:
- Производственной компанией используется система с целью автоматического распределения между перевозчиками рейса согласно результатам проведенного тендера.
- Компания доставляет товары в торговые сети. Применяются различные схемы доставки – прямые машины (FTL), маршруты, сборная доставка, пулинг-доставки. В этом случае система внедряется в первую очередь для автоматизации процесса выбора оптимального способа доставки.
- Логистический оператор занимается предоставлением услуг по сборной доставке. TMS-система ему необходима для того, чтобы оптимизировать группировки товаров, что позволит повысить эффективность доставок в регионы.
- Торговая сеть пользуется услугами перевозчиков с целью доставки своего ассортимента с РЦ в магазины. Ей нужна система для организации коммуникационной площадки, при помощи которой перевозчикам будут назначаться рейсы и осуществляться контроль за их исполнением.
- У производственной компании есть цель процесс доставки сделать прозрачным и при этом – организовать грамотно работающую автоматизированную аналитику.
Когда руководитель определился с точным перечнем бизнес-целей, касающихся внедрения системы, и утвердил их со всеми, кто заинтересован в этом, пора приступать к подготовке технического задания.
Чтобы успешно и быстро внедрить систему, следует:
- осуществить сбор статистики по текущим процессам;
- определить «слабые» места в сфере организации перевозок;
- сформировать запрос относительно того, каким должен быть результат оптимизации логистики.
Сама же подготовка к внедрению выполняется в несколько шагов.
Какие работы входят в состав типового внедрения 1С:TMS
Внедрение 1С:TMS типового образца производится в несколько этапов. В зависимости от бизнес-задач и IT-инфраструктуры состав работ может быть различным. Он фиксируется непосредственно перед тем, как приступить к внедрению, с учетом текущей ситуации.
Рассмотрим ключевые этапы внедрения 1С:TMS.
Подготовка системы к процессу запуска
На этом этапе осуществляется проверка совместимости программы с платформой 1С V.8.3 и установка на сервере платформы 1С:Предприятие, а также информационной базы. Затем выполняется инсталляция программного обеспечения с ее последующей настройкой. Далее необходимо выделить состав и роли пользователей, которые будут подключены к базе. Когда будет осуществлена первоначальная настройка базы и произведено заполнение классификаторов, заводится нормативно-справочная информация.
Внедрение системы
Осуществляется настраивание подсистем «ITOB: Мобильный клиент», «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS», «Тарификация», «План-факт». Затем делают настройку со стороны TMS типового одностороннего обмена на входящие данные из «1С:WMS», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация». Выполняются необходимые действия на базе «1С:Предприятие 8.3». Завершается этот этап настройкой картографией.
Испытания приемо-сдаточные
На этом этапе производится прогон системы в тестовом режиме, заключающийся в ручном планировании маршрутов и автопланировании.
Обучение персонала, поддержка проекта
Когда система готова к использованию, обучаются работе с ней диспетчеры и логисты, составляются для пользователей инструкции. Поддержка выполняется на протяжении 1 месяца.
У 1С:TMS нет ограничений в отношении количества пользователей. Оно зависит от того, сколько было приобретено лицензий на рабочие места в платформе «1С:Предприятие».
Если рассматривать указанные этапы более расширенно, то можно отметить и другие нюансы. На каждом из осуществляемых шагов выполняется ряд действий.
Первый шаг – выявить главные задачи автоматизации. Оценить ее результаты поможет ряд данных:
- общий пробег автопарка:
- среднее время, затрачиваемое на планирование маршрута;
- число постоянно эксплуатируемых транспортных средств;
- суточный и ежемесячный расход ГСМ;
- количество заказов, выполняемых за один день;
- суточный и ежемесячный расход на доставку.
Второй шаг по подготовке к внедрению – составление списка функциональных требований к программному обеспечению.
Третий шаг – настройка обмена с системой учета. Автоматический обмен с учетной системой благодаря его настройке способствует передаче информации о заданиях на транспортировку.
Четвертый шаг – заполнение информации нормативно-справочного содержания и настройка тарификации. Вносимые в справочники данные о контрагентах, сотрудниках, транспорте должны быть указаны без ошибок.
Пятый, итоговый шаг заключается, как уже было отмечено ранее, в подготовке сотрудников к работе в TMS-системе. После того, как персонал проходит обучение, сокращается вероятность допущения ошибок на этапе планирования рейсов, нормализуется продолжительность рабочего дня логистов, снижаются трудозатраты отдела логистики (не менее чем на 30%), упрощаются процессы аналитики.
Результатом типового внедрения системы TMS становится снижение транспортных затрат и повышение производительности отдела логистики. Ее функционала вполне хватает для работы с различными типами грузоперевозок.
