Описание
Компания обратилась в Первый Бит, чтобы создать единую систему учета для удаленных филиалов и адаптировать ее под особенности бизнеса. На тот момент каждый филиал работал в своём ПО: салон в Москве вел учет на базе решения «БИТ.Красота», а в Нижнем Новгороде применяли софт другого вендора (Universe-Красота). Из-за разницы в платформах невозможно было посмотреть аналитику по двум филиалам.
На подготовительном этапе зафиксировали:
- уникальный для салонов красоты бизнес-процесс – изготовление постижерных изделий под клиентов (производство)
- большой перечень услуг и разные структуры услуг в филиалах
- сложный процесс расчета ЗП (оклад, оказание услуг клиенту, продажа товаров с учетом специальных формул, производство изделий)
- недостача товаров из-за непрозрачного учета.
Предпроектное обследование показало, что ни один готовый продукт «из коробки» не отвечал всем требованиям. Однако необходимый функционал можно реализовать с помощью доработок, взяв за основу программу БИТ.Красота. От стороннего вендора решили полностью отказаться и выполнить все на единой платформе 1С. Проект доверили команде Первого Бита, разработчику решения.
Уникальность решения обоснована спецификой бизнеса. В каждом контуре специалисты адаптировали программу, чтобы решить ключевые задачи.
Работы по проекту вели по функциональным блокам:
- Продажи: взаиморасчеты с покупателями, учет договоров
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Запасы: складской учёт, взаиморасчеты с поставщиками
- Зарплата и сотрудники: расчет ЗП и графики работ сотрудников
- Управленческий учет и аналитика
Подсистема «Управление отношениями с клиентами»
- Настроили автоматический подбор скидок под клиентов – в день рождения, по удостоверяющему документу (справка) или на определенный сегмент товаров.
- Организовали систему хранения справок. В салоне действует система скидок на основании справок для заказчиков с заболеваниями (онкология, алопеция). Справки хранятся в системе, поэтому если клиент обращается повторно в пределах срока действия справки, скидка будет применена автоматически. Если срок справки истекает, о необходимости ее обновить предупредят заранее.
- В карточках глухонемых заказчиков стоит отметка для администраторов – если необходимо связаться, им не позвонят, а напишут сообщение.
- Настроили процесс выдачи сертификатов. Пластиковые карточки при использовании сертификата возвращаются в систему и могут быть реализованы повторно.
Подсистема «Продажи» максимально упростила работу администраторов:
- Настроили возможность вести взаиморасчеты с покупателями наличными и безналичными способами;
- Упростили запись к мастеру – одна запись на несколько услуг к нескольким мастерам, с возможностью записаться на услуги выполняющихся в «4 руки» (расписание сотрудников автоматически всё заполнит и продублирует, причем система сама посчитает надбавку, если мастер работает сверхурочно);
- Настроили автоматический подбор цены на услугу в зависимости от филиала и категории сотрудника;
- Настроили автоматический подбор скидок под клиентов. Важно, что именно администратор подтверждает скидку.
- Завели в систему шаблоны договоров, которые можно быстро распечатать для конкретного клиента и с характеристиками конкретного изделия.
Подсистему «Запасы и склад» внедрили с доработками и применением торгового оборудования:
- Оптимизировали и унифицировали перечень услуг;
- Настроили систему штрихкодирования и подключили сканер для автоматического пробития товара;
- Доработали функционал пересчета единиц измерения для корректного расчета себестоимости услуги и з/пл сотрудников (приход во флаконах, а расход в граммах);
- Упростили процедуру инвентаризации за счет использования сканера ш/к при проверке остатков;
- Настроили печать этикеток из 1С по уникальным макетам.
В работе с товарной номенклатурой реализовали нетиповой алгоритм, что обоснованно особенностью бизнес-процесса. Каждое изготовленное на производстве изделие еще не является конечным результатом. Каждая позиция номенклатуры содержит 12 параметров, которые могут меняться. Например, пучок волос заплели, покрасили и укоротили и в результате изделие имеет уже иные характеристики. Чтобы не раздувать объем номенклатуры, создали обработку, которая: приходует изделие и создает уникальную карточку товара, параметры загружаются из файла excel от производства
фиксирует, если изделие было отдано на переработку
по итогам переработки преобразует параметры изделия в той же карточке (пример: было «Парик белый длинный», стало «Каре короткое темное»).
Подсистема «Зарплата и сотрудники» доработана с учетом применения различных мотивационных схем:
- Автоматическая наценка к услугам, которые выполняют в 4 руки (их цена устанавливается по наивысшей категории из двух мастеров, а в расписании дублируется загрузка).
- Надбавка за выход специалиста в сверхурочное на любые услуги (автоматическое появление мастера с записью в расписании).
- Автоматизировали пересчет продолжительности услуги при увеличении количества услуг. Настроили автоматический расчет сдельной оплаты труда.
Подсистема «Управленческий учет и аналитика» помогла собрать ключевые финансовые и маркетинговые данные по двум филиалам: от прихода денег и выработки сотрудников, до анализа источников рекламы.