Оплата иностранным работникам: как правильно выплачивать зарплату

Выплата заработной платы иностранным работникам — это не просто расчёт суммы к выдаче. Здесь одновременно работают трудовое, налоговое и валютное законодательство. Ошибиться легко, а цена ошибки — штраф до 100% от суммы выплаты.

Прежде чем считать налоги и взносы, нужно разобраться с тремя статусами сотрудника. Каждый из них влияет на расчёт по-своему. 

Правовой статус определяет, на каком основании иностранец находится в России:

• постоянно проживающий — имеет вид на жительство (ВНЖ);
• временно проживающий — получил разрешение на временное проживание (РВП);
• временно пребывающий — въехал по визе или в безвизовом порядке, работает по патенту или разрешению на работу;
• беженец или получивший временное убежище;
• высококвалифицированный специалист (ВКС) — особая категория с отдельными правилами.

Налоговый статус определяется по времени пребывания в России. Если сотрудник провёл на территории РФ 183 дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев — он налоговый резидент. Меньше — нерезидент. Гражданство здесь роли не играет: российский паспорт не делает человека автоматически резидентом.

Валютный статус — третий и самый часто упускаемый из виду. Для целей валютного контроля нерезидентами считаются иностранцы без ВНЖ. Именно этот статус определяет, можно ли платить зарплату наличными.

В какой валюте и каким способом платить зарплату иностранному работнику

Зарплата иностранному сотруднику выплачивается в рублях — это требование ст. 131 ТК РФ. Исключения есть только для работников, выполняющих функции за рубежом или работающих в дипломатических представительствах России.

Наличными или на карту: что разрешено

Здесь всё зависит от валютного статуса работника.

Иностранцы с видом на жительство — валютные резиденты. На них ограничения не распространяются: зарплату можно выдавать как наличными из кассы, так и переводить на банковскую карту.

Иностранцы без ВНЖ (временно проживающие и временно пребывающие) — валютные нерезиденты. Для них выплата зарплаты наличными является валютной операцией, которая запрещена согласно ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ. Расчёт — только через банковский счёт в уполномоченной кредитной организации.

Штраф за выплату наличными нерезиденту

Ответственность предусмотрена ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ:

При этом штраф назначается за каждый эпизод выплаты — такую позицию подтвердил Президиум Верховного Суда РФ в обзоре от 26.06.2024. То есть если зарплату наличными платили 12 месяцев подряд, можно получить 12 штрафов.

Условие о безналичном расчёте следует прямо прописать в трудовом договоре. Это убережёт от споров при проверке.

Минимальный размер заработной платы

Для большинства иностранных работников минимальная зарплата — это федеральный или региональный МРОТ, как и для граждан России. 

Для высококвалифицированных специалистов (ВКС) действуют отдельные, значительно более высокие нормы согласно ст. 13.2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ:

Зарплата ВКС проверяется поквартально. Если в одном месяце выплатили меньше, можно скорректировать в следующем — главное, чтобы сумма за квартал соответствовала установленному минимуму.

НДФЛ с зарплаты иностранного сотрудника

НДФЛ с зарплаты иностранца зависит от его налогового статуса и категории. Ставка может измениться задним числом — по итогам года, если статус резидентства изменился.

Прогрессивная шкала для резидентов (и приравненных к ним). В 2026 году действует пятиступенчатая шкала НДФЛ по п. 3.1 ст. 224 НК РФ (введена с 2025 года, изменений в 2026 году не претерпела):

Ставки по категориям иностранных работников

Обратите внимание на граждан ЕАЭС. Они платят НДФЛ по ставке резидентов с первого дня работы — вне зависимости от того, сколько дней фактически провели в России. Однако если к концу года работник так и не набрал 183 дней и утратил статус резидента, налог пересчитывается в большую сторону.

Как происходит перерасчёт

Статус определяется на 31 декабря. Если он изменился — бухгалтер пересчитывает НДФЛ за весь год.

Если при перерасчёте возникла недоимка (например, нерезидент стал резидентом и налог уменьшился — переплата возвращается работнику; или наоборот — недостающую сумму удерживают с зарплаты). При этом единовременное удержание не может превышать 20% от заработка согласно ст. 138 ТК РФ. Если в рамках 20% всё удержать не получается — работодатель подаёт в налоговый орган уведомление о невозможности удержания.

Отдельно про удалённых сотрудников. С 2024 года доходы дистанционных работников, работающих из-за рубежа в российских компаниях, облагаются НДФЛ по ставке 13–22%. Является ли такой сотрудник резидентом и какое у него гражданство — не важно. Условие одно: удалённый характер работы должен быть прямо закреплён в трудовом договоре.

Страховые взносы с зарплаты иностранных работников

По общему правилу выплаты иностранным сотрудникам облагаются страховыми взносами так же, как и зарплата российских граждан. Если работодатель применяет пониженный тариф (например, субъекты МСП платят 15% с части зарплаты сверх МРОТ), льгота распространяется и на иностранцев.

Из этого правила два исключения: 

1. Временно пребывающие ВКС из стран, не входящих в ЕАЭС, — не являются застрахованными лицами по ОПС, ВНиМ и ОМС. Страховые взносы с их зарплаты не начисляются. Все остальные ВКС (постоянно или временно проживающие, граждане ЕАЭС) — застрахованы в общем порядке.
2. Если международным договором между Россией и страной работника установлены иные правила страхования, взносы считаются только по тем видам страхования, по которым работник застрахован. Пропорция закреплена в п. 6.2 ст. 431 НК РФ:

• ОПС — 72,8% от общего тарифа;
• ВНиМ — 8,9%;
• ОМС — 18,3%.

Пример. Граждане КНР не застрахованы по ОПС (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, письмо Минфина от 06.09.2023 № 03-15-05/84938). С их зарплаты начисляются взносы только по ВНиМ и ОМС — то есть 27,2% от стандартного тарифа (8,9% + 18,3%).

Взносы на травматизм уплачиваются в обычном порядке со всех иностранных работников без исключений — по тарифу, установленному работодателю.

Больничные иностранным работникам

Иностранный сотрудник имеет право на оплату листка нетрудоспособности при выполнении двух условий.

1. С его зарплаты уплачиваются страховые взносы по ВНиМ (временная нетрудоспособность и материнство). Если взносы не платятся — больничный не оплачивается.
2. Для временно пребывающих иностранцев установлен дополнительный порог. Страховые взносы по ВНиМ за такого работника должны уплачиваться не менее шести месяцев до месяца ухода на больничный.

Размер выплат рассчитывается так же, как для российских граждан: в зависимости от страхового стажа — 60%, 80% или 100% от среднего заработка.

Уведомления МВД и налоговой: что и когда подавать

Выплата зарплаты иностранному работнику сопровождается рядом обязательных уведомлений.

МВД. Работодатель обязан ежеквартально уведомлять территориальный орган МВД о выплатах ВКС. Срок — в течение 30 рабочих дней после окончания квартала. Форма уведомления утверждена Приказом МВД России.

ФНС. Доходы иностранных работников включаются в расчёт 6-НДФЛ в стандартном порядке. Если по итогам года возник пересчёт налога и удержать всю сумму с работника невозможно (из-за ограничения 20% от зарплаты) — работодатель подаёт в налоговую уведомление о сумме неудержанного НДФЛ.

Типичные ошибки при выплате зарплаты иностранцам

Разберём четыре ситуации, с которыми бухгалтеры сталкиваются чаще всего.

Выдали зарплату наличными из кассы. Нарушение валютного законодательства. Штраф — от 20% до 40% каждой выплаченной суммы. Смягчающих обстоятельств («работник сам попросил», «у него нет карты») законодательство не предусматривает.

Не отследили изменение резидентского статуса. Работник-нерезидент в середине года стал резидентом. Бухгалтер продолжал удерживать 30%. По итогам года переплату нужно вернуть работнику — самостоятельно или через налоговую инспекцию.

Применили вычеты по НДФЛ нерезиденту. Стандартные, социальные и имущественные вычеты применяются только к доходам, облагаемым по ставке резидента (13–22%). Нерезидентам — ставка 30% — вычеты не положены.

Не проверили минимум зарплаты ВКС. Разрешение на работу ВКС выдаётся при условии соблюдения минимального размера оплаты. Если зарплата опускается ниже порога, МВД вправе аннулировать разрешение на работу.

Краткая шпаргалка по расчётам

Каждый иностранный работник — это отдельный кейс, который требует проверки сразу по трём осям: правовой статус, налоговый статус, валютный статус. Подтянуть все три под единую логику помогает внутренний регламент кадрового и бухгалтерского учёта для иностранцев — тогда ни выплата зарплаты в кассе нерезиденту, ни пропущенный перерасчёт НДФЛ в конце года не станут неожиданностью.